Certains rendez-vous nécessitent plus qu'un membre du personnel. Un soin a besoin d'une salle, un examen d'une machine, une visite à domicile d'un véhicule. Nkapio appelle ces éléments physiques des ressources et vérifie leur disponibilité de la même façon que celle du personnel — de sorte que deux rendez-vous ne peuvent jamais réserver discrètement la même salle au même moment.
Deux notions liées coexistent sur cet écran, et il est utile de les distinguer :
- Une ressource est une capacité réservable — une salle, un fauteuil, une machine ou un véhicule qu'un service réserve pendant sa durée. Les ressources alimentent le calendrier.
- Un équipement (asset) est un enregistrement de garde — un matériel précis confié à un employé, suivi par son numéro de série et les dates de remise et de retour. Les équipements se trouvent sous Personnel → Équipements.
Les ressources sont généralement configurées une seule fois par la personne qui gère votre catalogue ou votre inventaire ; les équipements sont enregistrés par celui qui remet le matériel à l'équipe. Vous avez besoin de la permission correspondante pour chacun — si le menu ne s'affiche pas, demandez à un administrateur de l'accorder.
Étape 1 — Ouvrir Ressources
Dans la barre latérale, ouvrez Ressources (sous Catalogue). La liste affiche chaque ressource avec sa catégorie, sa quantité et son statut actuel. La bannière en haut résume combien sont actives, allouées ou manquantes, pour repérer d'un coup d'œil ce qui demande votre attention.
Étape 2 — Ajouter une ressource
Cliquez sur Nouvelle ressource et donnez-lui un nom clair — « Salle de massage 1 », « Machine laser », « Camionnette de livraison ». Renseignez ensuite les champs qui déterminent son comportement :
- Quantité — le nombre d'unités interchangeables dont vous disposez. Une salle de soin unique vaut
1; un parc de cinq fauteuils identiques vaut5. Le calendrier autorise la réservation de la ressource jusqu'à ce nombre de fois sur un même créneau avant de la considérer comme complète. - Statut — Active (réservable), Allouée (en cours d'utilisation ou affectée ailleurs), Manquante (signalée pour attention) ou Inactive (retirée, non réservable).
- Catégorie est obligatoire et permet de regrouper et filtrer les ressources.
- Description, une date d'entrée, jusqu'à quatre images et des détails personnalisés (paires libellé/valeur telles que Numéro de série → SN-12345) sont facultatifs mais facilitent les recherches ultérieures dans le registre.
Étape 3 — Voir où une ressource est utilisée
Ouvrez une ressource pour afficher sa page de détail : unités disponibles, images, détails personnalisés et — sous Utilisée par — les services qui la réservent. L'association d'une ressource à un service se fait depuis le service lui-même : modifiez le service, activez le réglage indiquant qu'il nécessite une ressource, puis choisissez les ressources dont il a besoin. Une fois un service associé, le calendrier réserve automatiquement ces ressources à chaque fois que ce service est réservé.
Comment le calendrier utilise les ressources
Lorsqu'une personne réserve un service qui nécessite une ressource, Nkapio vérifie — avant de confirmer — qu'une unité libre existe pour toute la durée du rendez-vous. Si la ressource est déjà entièrement réservée sur ce créneau, la réservation est refusée et la ressource indisponible est nommée, afin que l'accueil sache exactement ce qui la bloque.
Deux détails méritent d'être connus :
- La quantité est le plafond. Une ressource d'une quantité de 3 accepte jusqu'à trois réservations qui se chevauchent ; la quatrième est refusée jusqu'à ce qu'une se libère.
- Les conflits sont comptés par magasin. Si vous gérez plusieurs sites, une réservation sur un magasin ne consomme pas les unités de la ressource sur un autre.
Suivre le matériel comme équipements
Un équipement permet d'enregistrer qu'un matériel précis est entre les mains de quelqu'un. Rendez-vous dans Personnel → Équipements, ajoutez un équipement, puis choisissez l'employé, la ressource correspondante, son numéro de série et les dates de remise et de retour. C'est la réponse aux questions « qui a la tablette ? » ou « quand l'ordinateur portable doit-il revenir ? » — distinct du registre des ressources, mais construit par-dessus.
Avant de commencer
- Vous avez besoin de la permission sur les ressources pour en ajouter ou en modifier, et les ressources doivent être activées pour votre offre.
- Une catégorie est obligatoire sur chaque ressource — configurez d'abord vos catégories si ce n'est pas fait.
- Les ressources sont associées aux services depuis l'éditeur de service, pas depuis la page de la ressource. La page de la ressource montre uniquement où elle est déjà utilisée.
- Si une ressource apparaît comme Manquante, elle reste dans le registre mais déclenche une alerte sur la liste, pour que rien ne passe inaperçu.
Astuces
- Réglez la Quantité pour refléter les unités réellement interchangeables — c'est ce qui empêche le calendrier de réserver deux fois une salle tout en permettant à un parc partagé d'accueillir plusieurs rendez-vous à la fois.
- Utilisez les détails pour tout ce que vous voudrez retrouver plus tard : numéros de série, dates de garantie, numéros de modèle.
- Marquez une ressource Inactive plutôt que de la supprimer lorsqu'elle est temporairement hors service — vous conservez son historique de réservation.
FAQ
Deux réservations peuvent-elles utiliser la même salle en même temps ? Uniquement jusqu'à la quantité de la ressource. Une salle d'une quantité de 1 n'accueille qu'un seul rendez-vous par créneau ; la réservation suivante qui se chevauche est refusée.
Pourquoi ma ressource n'est-elle pas proposée lors de la réservation d'un service ? Le service doit la nécessiter. Modifiez le service, activez l'exigence de ressource, puis associez-y la ressource.
Quelle est la différence entre une ressource et un équipement ? Une ressource est une capacité réservable que le calendrier planifie. Un équipement enregistre qu'un matériel précis a été confié à un employé donné, avec des dates et un numéro de série.