La fiche client est l'endroit unique où se réunit tout ce que vous savez d'une personne — ce qu'elle a réservé, ce qu'elle a payé, ce qu'elle doit encore, et les détails à retenir pour la prochaine fois. La réception l'ouvre avant une visite, les responsables pour vérifier un solde, et les prestataires pour repérer une allergie ou une préférence avant de commencer. Plus rien à chercher à deux endroits.
Étape 1 — Ouvrez la fiche
Depuis la liste Clients, cliquez sur un client. La fiche s'ouvre avec son nom, son téléphone, son e-mail et son adresse en haut, à côté d'une série de chiffres qui montrent d'un coup d'œil où en est la relation :
- Total des paiements — tout ce que ce client vous a payé.
- Total dû — ce qu'il doit encore sur l'ensemble des factures.
- Factures et Factures impayées — combien de factures existent, et combien restent ouvertes.
- Avoir en magasin, lorsque les emballages consignés ou les acomptes sont utilisés.
Sous les chiffres, la même page rassemble les abonnements du client, ses factures (changez d'onglet pour voir toutes les factures, les impayées ou les brouillons), les ressources qu'il a empruntées ou possède, et les objets qu'il a confiés pour un service — un véhicule, un appareil, une valise. Les boutons d'action permettent de démarrer une nouvelle vente, d'ouvrir le dossier client complet ou de modifier ses coordonnées sans quitter la page.
Étape 2 — Parcourez le dossier
Cliquez sur Dossier client pour ouvrir l'enregistrement complet du client. Il est organisé en onglets pour que chaque type d'information reste facile à trouver :
- Profil — les informations persistantes collectées sur le client, regroupées par catégorie. Certains champs conservent une seule valeur actuelle ; d'autres s'accumulent au fil du temps.
- Sécurité — les contre-indications actives (allergies, affections, précautions) et les consentements, chacun indiqué comme valide, expiré ou révoqué.
- Formulaires — chaque formulaire rempli par ce client, avec la possibilité de comparer deux soumissions d'un même formulaire côte à côte pour voir ce qui a changé.
- Photos — les images reçues via les envois de formulaires, présentées en galerie.
- Modifications — un historique de chaque changement des données du client, montrant l'ancienne valeur, la nouvelle et la date du changement.
- Journal d'audit — qui a consulté, exporté ou supprimé les données de ce client, et quand.
Étape 3 — Notez ce qui compte dans le dossier
Le dossier est l'endroit où vivent les petits détails d'une visite à l'autre. Enregistrez les allergies et les précautions dans Sécurité pour qu'elles apparaissent avant le service ; consignez les préférences et les détails récurrents dans l'onglet Profil pour que toute personne servant le client les voie. Ces informations suivent le client dans tous vos points de vente : la prochaine personne qui l'accueille part de la même image.
Fichiers & photos
Les documents et photos arrivent dans le dossier via les formulaires remplis par le client — il n'y a pas de bouton d'import séparé sur cette page. Chaque fichier est stocké de façon sécurisée et n'est transformé en lien consultable qu'au moment où vous l'ouvrez : les liens sont donc éphémères et ne peuvent être partagés ni devinés après coup.
Gérer le dossier
- Exporter télécharge une copie de tout ce qui est conservé sur le client dans un seul fichier — utile pour une demande d'accès aux données ou une passation.
- Supprimer les données retire définitivement les données, l'historique, les soumissions de formulaires et les consentements du client. C'est irréversible, donc réservé aux personnes disposant de l'autorisation adéquate.
- Certaines sections — ressources, objets confiés, suppression des données — n'apparaissent que si votre rôle l'autorise ; différents membres de l'équipe peuvent donc voir des pages légèrement différentes.
Astuce : les doublons arrivent. Utilisez l'action Fusionner le client depuis la fiche pour combiner deux enregistrements en un seul tout en gardant les deux historiques.
Questions fréquentes
Pourquoi ne vois-je pas la section Ressources ou Objets confiés ? Ces sections dépendent des autorisations. Si votre rôle ne les inclut pas, elles restent masquées — demandez à un propriétaire ou à un responsable d'ajuster votre rôle.
Où sont les diagnostics, ordonnances et constantes d'un patient ? Les dossiers cliniques sont conservés séparément de la fiche client commerciale. Voir Dossiers patients pour le dossier clinique.
Le solde d'un client semble faux — d'où vient-il ? Les chiffres en haut sont calculés à partir des factures et des paiements du client. Ouvrez l'onglet Factures pour voir les factures derrière les montants.