Deux pages de paramètres déterminent la façon dont Nkapio prend contact — l'une pour les alertes automatiques que votre équipe reçoit à propos de l'activité, l'autre pour les règles qui régissent le comportement des réservations clients. Les deux se trouvent dans Configuration et sont normalement gérées par un propriétaire ou un responsable ayant accès à Configuration ; les choix faits ici s'appliquent à tout l'espace de travail, il vaut donc la peine de les régler une fois et de les revoir au fil de l'évolution de vos habitudes.
Notifications
Configuration → Notifications (/settings/notifications) contrôle les alertes
automatiques que votre équipe reçoit. La page comporte deux parties.
Destinataires. Choisissez quels membres de l'équipe sont avertis lorsqu'une facture arrive à échéance. Cette liste détermine qui reçoit l'alerte de facture à échéance ; toute personne non listée ne la recevra tout simplement pas.
Notifications planifiées. Ce sont des synthèses récurrentes que Nkapio envoie selon un calendrier, plutôt qu'en réaction à une seule action. Elles sont regroupées en événements financiers — facture due aujourd'hui, factures en souffrance, contrats bientôt expirés — et en événements ressources humaines — approbations de congés en attente, réclamations de dépenses en attente, feuilles de temps à rendre, synthèse des soldes de congés, synthèse hebdomadaire de présence et jours fériés à venir. Pour chaque événement, vous réglez trois choses : une fréquence (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle), l'heure d'envoi, et les canaux de diffusion. Les canaux disponibles sont un message Telegram personnel, un groupe Telegram et l'e-mail — activez ceux que vous souhaitez pour chaque événement. L'alerte « contrats bientôt expirés » prend aussi un délai en jours, pour être prévenu, par exemple, 14 jours avant la fin d'un contrat.
Un événement ne se déclenche que si au moins un canal est activé pour lui ; une ligne dont tous les canaux sont désactivés est donc de fait muette. Réactivez un canal pour reprendre cette alerte.
Quelques points à garder à l'esprit. Les canaux Telegram ne diffusent qu'une fois le compte Telegram du destinataire connecté à Nkapio — jusque-là, seul le canal e-mail l'atteindra. Les événements RH n'ont de sens que si votre espace de travail utilise les fonctionnalités RH qui les produisent (demandes de congés, feuilles de temps, réclamations de dépenses) ; si vous n'utilisez pas ces flux, vous pouvez laisser ces lignes désactivées. Pensez à enregistrer chaque section — les destinataires et les notifications planifiées se sauvegardent avec leurs propres boutons.
Paramètres de rendez-vous
Configuration → Rendez-vous (/settings/appointment) définit les règles qui
façonnent chaque réservation et le calendrier autour d'elle :
- Valeurs par défaut — le statut dans lequel un nouveau rendez-vous démarre (En attente, qui nécessite une confirmation, ou Confirmé, qui se confirme automatiquement), la durée par défaut utilisée quand aucun service n'est sélectionné, un tampon appliqué entre les rendez-vous consécutifs pour donner du temps de préparation au personnel, et si un même membre du personnel peut être réservé sur des créneaux qui se chevauchent.
- Rappels — envoyer un rappel automatique par e-mail 24 heures et/ou 2 heures avant le rendez-vous, plus un message personnalisé optionnel ajouté à l'e-mail de rappel standard. Les rappels sont envoyés à l'e-mail du client ; un client sans adresse e-mail n'en recevra donc pas.
- Expérience client — le préavis minimum qu'un client doit donner pour annuler (0 signifie à tout moment), le délai d'absence automatique qui marque un client absent s'il n'est pas arrivé ce nombre de minutes après l'heure de début, si les clients peuvent réserver eux-mêmes en ligne, et si un numéro de téléphone est requis pour réserver.
- Réservations récurrentes — si les répétitions sont autorisées, et combien de mois à l'avance les rendez-vous récurrents sont générés.
Ces valeurs par défaut se répercutent dans le calendrier et le flux de réservation : le tampon et la règle de double réservation préviennent les conflits, le statut par défaut décide si une nouvelle réservation doit être confirmée, et les rappels pilotent les messages que les clients reçoivent avant leur visite.
Astuces
- Adaptez le moment des rappels à vos absences — une combinaison 24 h + 2 h attrape à la fois les distraits et les retardataires de dernière minute.
- Utilisez le tampon — quelques minutes entre les rendez-vous protègent des dépassements et donnent du temps de préparation au personnel.
- Fixez un vrai préavis d'annulation — il protège votre planning tout en restant juste pour les clients.
- Connectez Telegram avant de vous y fier — un canal Telegram non lié ne diffusera pas ; gardez l'e-mail activé pour tout ce qui est important jusqu'à ce que la connexion soit confirmée.
Questions fréquentes
- Pourquoi une alerte planifiée n'arrive-t-elle pas ? Vérifiez qu'au moins un canal est activé pour cet événement, que sa fréquence et son heure sont réglées, et — pour Telegram — que le compte du destinataire est connecté.
- Qui reçoit l'alerte de facture à échéance ? Uniquement les membres de l'équipe listés sous Destinataires sur la page Notifications.
- Les clients recevront-ils des rappels par Telegram ? Non — les rappels de rendez-vous sont envoyés à l'adresse e-mail du client.