La gestion des congés couvre tout le cycle d'absence : définir les types de congés que vous proposez, laisser le personnel faire une demande, approuver ou refuser chaque demande, et suivre ce qu'il reste à chacun. Tout se trouve dans Ressources humaines → Congés.
Avant de commencer
- Créez d'abord vos types de congés et fixez un nombre de jours acquis par défaut sur chacun — une demande nécessite un type, et c'est à partir de ce chiffre que les soldes sont générés.
- Générez les soldes de l'année avant que le personnel ne fasse ses demandes. Une demande sans solde correspondant pour son année est refusée avec « aucun solde de congés trouvé ».
- L'approbation requiert une autorisation. Les boutons Approuver / Refuser n'apparaissent que pour les utilisateurs dont le rôle accorde l'approbation des congés ; les demandeurs peuvent toujours déposer, soumettre et annuler leurs propres demandes.
Types de congés
Congés → Types (/staff/leave_types) définit les catégories de congés que
vous proposez. Chaque type a un nom, un code court et une couleur,
ainsi qu'un ensemble de règles : s'il est payé, s'il requiert une
approbation ou une pièce jointe, un nombre maximal de jours par demande,
un préavis minimal en jours, le nombre de jours acquis par défaut accordé
chaque année, et si les jours inutilisés sont reportés (dans la limite d'un
plafond). Le nombre de jours acquis par défaut est ce que Générer les soldes
accorde : fixez-le sur chaque type avant de générer. Une configuration typique
comprend les congés Annuel, Maladie, Maternité, Paternité, Deuil, Sans solde,
Compensatoire et Formation — ajoutez ou désactivez des types avec Nouveau type
de congé. Seuls les types actifs apparaissent lorsque le personnel dépose
une demande ou lorsque les soldes sont générés.
Demandes de congés
Congés → Demandes (/staff/leave_requests) est la file des demandes. Chaque
ligne indique l'employé, le type de congé, les dates du / au, le nombre de
jours et un statut. Filtrez par employé, type ou statut.
Le personnel dépose pour lui-même avec Nouvelle demande ; un responsable utilise Pour un employé pour déposer au nom de quelqu'un. Une demande suit un cycle court :
- Brouillon — une demande déposée par soi-même démarre ici. Le demandeur peut encore la modifier ou l'annuler, puis clique sur Soumettre pour l'envoyer en approbation. (Une demande déposée avec Pour un employé est soumise immédiatement.)
- Soumise / En attente d'approbation — en attente d'une décision. La personne disposant de l'autorisation d'approbation ouvre la demande et clique sur Approuver ou Refuser (avec un motif) ; l'un comme l'autre peut porter des notes.
- Approuvée / Refusée / Annulée — le résultat final. Le demandeur peut Annuler une demande à tout moment avant qu'elle ne soit tranchée.
Le nombre de jours provient de l'horaire de travail de l'employé : seuls les jours ouvrés sont décomptés (les week-ends et autres jours non travaillés sont ignorés, par défaut du lundi au vendredi si aucun horaire n'est défini). Cochez demi-journée sur la date de début ou de fin pour ne décompter qu'une demi-journée à cette extrémité.
Soldes de congés
Congés → Soldes (/staff/leave_balances) suit le droit de chaque employé par
type et par année : acquis, utilisé, en attente (approbation à venir)
et disponible. Le disponible correspond aux jours acquis et reportés, plus
tout ajustement manuel, moins ce qui est utilisé et en attente. Les soldes se
mettent à jour automatiquement : lorsqu'une demande est soumise, ses jours
passent en attente ; à l'approbation, ils passent de l'attente à
utilisé ; un refus ou une annulation les libère à nouveau.
Choisissez l'année en haut et utilisez Générer les soldes pour initialiser les droits de toute une année d'un coup — cela crée un solde par employé actif × type de congé actif à partir du nombre de jours acquis par défaut de chaque type, en reportant le solde inutilisé de l'année précédente lorsque le type autorise le report (dans la limite de son plafond). L'opération ignore quiconque a déjà un solde : elle peut donc être relancée sans risque. Utilisez Nouveau solde pour un cas ponctuel, ou modifiez un solde pour enregistrer un ajustement manuel.
Jours fériés
Congés → Jours fériés (/staff/holidays) est votre calendrier de jours fériés
d'entreprise et publics — nom, date, année, et s'il est obligatoire. C'est une
référence partagée des jours où votre entreprise est fermée. Les jours fériés
camerounais sont pré-remplis ; ajoutez des jours propres à l'entreprise avec
Nouveau jour férié.
Astuces
- Configurez les types et les soldes avant le lancement — une demande nécessite un type, et les soldes donnent du sens aux approbations.
- Régénérez les soldes chaque année — une seule exécution de Générer les soldes reporte les droits de tout le monde.
- Soumettre réserve les jours — le solde disponible baisse dès qu'une demande est soumise (en attente), et pas seulement à son approbation.
- Une seule demande par période — une soumission qui chevauche une autre demande soumise, en attente ou approuvée pour le même employé est bloquée.
- Surveillez la colonne en attente — un solde en attente élevé signifie que des demandes attendent un responsable.