La paie dans Nkapio se lance par période (mensuelle, bimensuelle ou hebdomadaire). Pour chaque période, elle calcule le salaire brut de chaque employé, applique les retenues légales et vous donne le net à payer — puis produit les bulletins et fait passer l'exécution par la révision, l'approbation, le paiement et la clôture. Configurez les taux une fois et chaque exécution les suit.
Avant de commencer
Une exécution ne vaut que par la configuration qui la précède. Assurez-vous que :
- La configuration de la paie est enregistrée — les taux légaux dans Paie → Configuration pilotent chaque retenue. Sans configuration, les retenues sont calculées à zéro.
- Chaque employé a un salaire de base et une fréquence de paie dans ses informations d'emploi, et est marqué actif. Une période ne paie que les employés actifs dont la fréquence de paie correspond au type de la période — une exécution mensuelle paie les salariés mensuels, une exécution hebdomadaire les salariés hebdomadaires.
- Les heures sont approuvées — la présence, les congés et les feuilles de temps de la période doivent être réglés d'abord, car ils alimentent les heures supplémentaires et les absences.
- Vous avez la permission de gérer la paie — créer, calculer et approuver des périodes sont des actions soumises à permission.
Périodes de paie
Ouvrez Paie (/staff/payroll) pour la liste des périodes. Chaque ligne
affiche la période, son type (mensuelle / bimensuelle / hebdomadaire),
les dates de début et de fin, le nombre d'employés, le net à payer
total et un statut. Filtrez par type ou statut, ou cliquez sur Nouvelle
période pour définir le cycle suivant — son nom, son type, ses dates, la date
de paiement et les dates limites facultatives de présence / feuilles de temps /
notes de frais.
Une période suit un cycle de vie fixe : Brouillon → Calculé → En révision → Approuvé → Traité → Payé → Clôturé.
Exécuter une période
Ouvrez une période pour la traiter. Les cartes d'en-tête résument les Employés, le Brut, les Retenues et le Net de toute l'exécution. Le tableau Fiches des employés le détaille par personne — salaire de base, brut, retenues, net et statut de chacun — avec un bulletin à télécharger.
Chaque étape a son propre bouton, et seul le bouton valide pour le statut actuel s'affiche :
- Calculer (depuis Brouillon) — génère une fiche par employé éligible.
- Recalculer (depuis Calculé) — supprime les fiches existantes et les régénère ; à utiliser après une embauche, un salaire ou un taux mis à jour, ou des heures supplémentaires approuvées.
- Soumettre pour révision (depuis Calculé) — transmet les montants pour vérification.
- Approuver (depuis En révision) — valide les montants.
- Traiter (depuis Approuvé) — finalise l'exécution et verrouille la période pour que les montants ne bougent plus.
- Marquer payé (depuis Traité) — choisissez le compte à débiter ; Nkapio enregistre la sortie et solde les remboursements de prêts, récupérations d'avances et remboursements de frais de la période.
- Clôturer (depuis Payé) — archive le cycle.
Vous ne pouvez modifier une période que tant qu'elle est en Brouillon.
Ce que contient chaque bulletin
Les gains s'additionnent dans le brut : le salaire de base (proratisé selon les jours ouvrés pour les périodes hebdomadaires / bimensuelles), les heures supplémentaires payées, les retraits de banque de temps, les remboursements de frais et les commissions (dans la limite d'un éventuel plafond par période).
Les retenues se soustraient du brut en deux couches :
- Légales — impôt sur le revenu, sécurité sociale employé, assurance santé et retraite, chacune un pourcentage du brut issu de votre configuration.
- Discrétionnaires — remboursements de prêts et récupérations d'avances dus dans la période, plus une retenue pour absence au titre des absences et congés non payés. Les congés payés et les jours fériés ne sont jamais retenus.
Le net à payer ne descend jamais sous zéro : si les retenues discrétionnaires dépassent ce qui reste après les retenues légales, Nkapio les réduit (absence d'abord, puis prêts, puis avances) et reporte le reste.
Configuration de la paie
Définissez les règles une fois dans Paie → Configuration
(/staff/payroll/settings) :
- Retenues légales — impôt sur le revenu, sécurité sociale employé/employeur, assurance santé, retraite et le multiplicateur des heures supplémentaires.
- Banque de temps — comptabilisez les heures supplémentaires en heures capitalisées au lieu de les payer directement, avec des règles de crédit pour les heures sup. de semaine, les multiplicateurs week-end et jours fériés, et une prime de nuit.
- Plafonds & source — le solde maximal de la banque et l'origine des heures supplémentaires (présence ou feuilles de temps).
Ces réglages pilotent chaque calcul : bien réglés une fois, ils gardent chaque exécution correcte.
Astuces
- Approuvez d'abord les feuilles de temps — la paie n'est fiable que si les heures le sont. Voir Feuilles de temps et présence.
- Recalculez après tout changement — ne considérez jamais une période à jour si les salaires, taux ou heures ont changé depuis son calcul. Recalculer reconstruit chaque fiche.
- Traiter verrouille la période — une fois traitée, les montants sont figés : vérifiez soigneusement avant de dépasser Approuvé.
- Clôturez les périodes rapidement — la clôture empêche la paie historique de bouger.