Que vous vendiez des produits au comptoir ou que vous les consommiez pendant un service, Nkapio tient le compte de chaque unité — par variante et par point de vente. C'est la base sur laquelle s'appuient la caisse, les achats et vos rapports de stock : cela vaut la peine de bien la poser une fois pour toutes.
Les produits sont gérés par toute personne disposant des droits sur les stocks — en général un responsable ou un magasinier. Certains chiffres sont protégés à part : un rôle peut être autorisé à voir et vendre les produits tout en gardant masqués le prix d'achat, le coût unitaire et la quantité en stock, afin que le personnel d'accueil ne voie pas vos marges.
Comment le modèle s'articule
Un produit est ce que vous vendez ou utilisez — « Gel blanchissant », par exemple. Chaque produit porte un nom, une marque, une catégorie, une description et deux prix de base : un prix de vente (ce que paie le client) et un prix d'achat (ce qu'il vous coûte). Il possède aussi un réglage d'usage — vendable, réservé aux services, ou les deux — et un mode de suivi qui détermine comment les unités sont comptées à la réception : aucun (quantité seule), série, lot, ou périssable.
Chaque produit a une ou plusieurs variantes — les unités réellement vendables. Les tailles, couleurs ou formats deviennent des variantes, chacune avec son propre code-barres et son propre prix. Le stock se tient sur la variante, pas sur le produit, et il est compté séparément dans chaque point de vente. Un gel de 250 ml au magasin du centre-ville et le même gel au magasin de l'aéroport sont deux lignes de stock indépendantes.
Étape 1 — Ouvrez Produits
Dans la barre latérale, dépliez Stocks et ouvrez Produits. La liste montre chaque produit avec sa marque, sa catégorie, son mode de suivi, son nombre de variantes et un total de stock cumulé sur vos points de vente. Vous pouvez filtrer par marque, catégorie ou suivi, et trier par nom.
Étape 2 — Créez un produit et ses variantes
Donnez un nom au produit, choisissez une marque et une catégorie, puis définissez les prix de vente et d'achat. Si le produit existe en plusieurs déclinaisons, ajoutez des options dans l'onglet Variantes — chaque option (Taille, Couleur…) est une dimension, et Nkapio les combine pour générer la liste complète des variantes à votre place. Un ajustement de prix par valeur (par exemple +500 pour la grande taille) se répercute dans le prix final de cette variante, et l'onglet Variantes générées prévisualise toute la grille avant l'enregistrement.
Le prix d'achat que vous saisissez ici n'est qu'une valeur de départ : il sert jusqu'à la réception de la première commande fournisseur. Ensuite, le coût réel provient de ce que vous avez effectivement payé — chaque réception alimente un coût moyen unitaire pondéré (CMUP), de sorte que votre valorisation reste juste même quand les prix fournisseurs évoluent.
Étape 3 — Surveillez vos variantes
Variantes de produits liste chaque unité vendable avec son stock en direct. C'est l'écran d'où part votre inventaire, et celui que la caisse consulte avant de laisser sortir une unité.
Comment le stock monte et descend
Vous modifiez rarement une quantité de stock à la main. Le compte évolue de lui-même au fil du travail :
- Une vente le diminue. Quand une facture est créée à la caisse, la quantité vendue quitte la ligne de stock de ce point de vente.
- Une réception l'augmente. Quand vous réceptionnez une commande fournisseur, les unités arrivent dans le point de vente de destination et rafraîchissent le coût unitaire moyen.
- Un service le consomme. Un produit réservé aux services (ou « les deux ») défini comme consommable est décompté automatiquement quand le service est vendu.
- Un ajustement le corrige. Inventaires, casse et pertes sont enregistrés via des ajustements de stock pour que la piste reste complète.
Chacun de ces mouvements laisse une trace, si bien que vous pouvez toujours retrouver pourquoi un chiffre a changé.
Astuce : un produit marqué illimité n'est jamais compté — pratique pour les articles à la commande ou virtuels. Et une variante ne peut être désactivée qu'une fois son stock vidé, ce qui garde votre historique propre.
Bon à savoir
- Les produits ne sont pas des services. Les services se configurent dans le catalogue ; les produits sont du stock physique (ou virtuel). Un produit peut alimenter un service comme consommable, mais les deux se paramètrent séparément.
- Le stock est par point de vente. Vérifiez toujours que vous regardez le bon point de vente — une variante peut être abondante dans l'un et vide dans l'autre.
- Les limites d'abonnement s'appliquent. Votre formule plafonne le nombre de produits et de variantes ; vous êtes averti quand vous atteignez le seuil.
- Définissez des seuils de réapprovisionnement sur chaque ligne de stock pour que les alertes de stock bas se déclenchent avant la rupture.