Les comptages physiques correspondent rarement au système à l'unité près. Des bouteilles se cassent, des articles périment, un recomptage révèle plus ou moins que prévu. Un ajustement de stock est le moyen de remettre la quantité enregistrée en accord avec la réalité — et, tout aussi important, de consigner pourquoi elle a changé.
Les ajustements servent aux corrections, pas aux mouvements courants. Les ventes diminuent déjà le stock lorsque vous facturez, et les achats l'augmentent à la réception d'une commande. N'utilisez un ajustement que lorsqu'un événement survient en dehors de ces flux : une casse, une perte, une mise au rebut, ou un comptage physique qui ne correspond pas aux écritures. Comme chaque ajustement est signé et journalisé, il reste un acte délibéré et traçable plutôt qu'une modification silencieuse. Toute personne disposant de la permission Gérer l'inventaire peut en effectuer un.
Étape 1 — Ouvrir Ajustements de stock
Dans la barre latérale, déployez Opérations et ouvrez Ajustements de stock. La liste affiche chaque ajustement passé avec sa variation de quantité, son motif, le magasin concerné et le membre du personnel qui l'a effectué — l'historique de chaque correction manuelle se trouve ainsi au même endroit.
Étape 2 — Créer un ajustement
Cliquez sur Nouvel ajustement, puis choisissez la variante à corriger et le magasin où elle se trouve. Le stock est suivi par magasin : un ajustement s'applique donc toujours à un seul emplacement — corrigez chaque magasin séparément si un comptage est faux dans plusieurs.
Saisissez la variation de quantité : un nombre positif ajoute des unités au stock disponible, un nombre négatif en retire. La valeur s'applique par-dessus la quantité actuelle plutôt que de la remplacer : vous enregistrez donc l'écart constaté, sans ressaisir le comptage entier. Choisissez un motif qui explique le changement, et ajoutez une courte note avec tout détail utile à conserver — un numéro de lot, qui a signalé la casse, ou la feuille de comptage d'origine.
Choisir le bon motif
Le motif est ce qui rend le journal lisible des mois plus tard ; choisissez donc la correspondance la plus proche :
- Endommagé — unités cassées ou abîmées et devenues invendables.
- Périmé — stock passé en perte car sa date de péremption est dépassée.
- Perdu — unités manquantes, volées ou autrement inexpliquées.
- Ajustement — une simple correction de recomptage sans autre cause.
- Interne — unités consommées en interne plutôt que vendues.
Les opérations d'emballages consignés disposent de leurs propres motifs dédiés (consignes cassées, mauvaise marque mise au rebut, perdu chez le client, rachat fournisseur, et pertes ou récupérations à la péremption) ; ces corrections alimentent la vue de casse des emballages plutôt que cette liste générale.
Étape 3 — Consulter le journal des ajustements
Chaque ajustement enregistre un mouvement de stock et met à jour immédiatement le stock disponible de la variante. Il apparaît ensuite dans le journal d'inventaire aux côtés des ventes et des réapprovisionnements, pour un suivi complet des raisons de chaque quantité. Rien n'est écrasé — la correction est ajoutée comme sa propre entrée datée et attribuée.
Astuces
- Comptez magasin par magasin. Un ajustement ne touche que le magasin sélectionné. Si une variante est fausse dans deux emplacements, effectuez un ajustement dans chacun.
- Préférez le motif précis. « Endommagé » ou « Périmé » en dit bien plus par la suite qu'un « Ajustement » générique — vos rapports et audits ne sont aussi clairs que les motifs choisis.
- Rédigez la note tant qu'elle est fraîche. La ligne que vous ajoutez maintenant transforme un chiffre en explication lorsqu'on relit le journal des semaines plus tard.
- N'utilisez pas les ajustements pour les ventes ou les achats. Facturez la vente ou réceptionnez la commande d'achat : ces actions maintiennent vos chiffres de revenus et de coûts corrects, ce qu'un ajustement ne peut pas faire.
FAQ
Un ajustement modifie-t-il mon coût moyen ? L'ajout de stock avec un coût unitaire connu s'intègre à la moyenne courante ; le retrait de stock puise au coût moyen actuel et le laisse inchangé.
Puis-je fixer la quantité directement au lieu d'un écart ? Non — vous saisissez la variation à appliquer. Pour atteindre une valeur cible, soustrayez le stock disponible actuel de votre total compté et saisissez cet écart (positif ou négatif).
Qui peut effectuer des ajustements ? Tout utilisateur dont le rôle inclut la permission Gérer l'inventaire. Le nom de l'auteur est enregistré sur chaque entrée.