Une période comptable est la tranche de temps sur laquelle vos chiffres sont regroupés pour le reporting — généralement un mois, à l'intérieur d'un exercice fiscal. Bien régler votre exercice, c'est aligner vos rapports de revenus, de dépenses et de bénéfice sur la période sur laquelle votre comptable travaille vraiment. Verrouiller une période une fois terminée empêche les totaux que vous avez validés de dériver discrètement par la suite. Les paramètres fiscaux sont normalement gérés par le propriétaire de l'entreprise ou le comptable, pas par le personnel d'accueil.
Étape 1 — Réglez votre exercice fiscal
Allez dans Paramètres de l'entreprise et ouvrez la section exercice fiscal. Vous y définissez le mois de début de votre année financière et la façon dont l'année est désignée — par l'année où elle commence ou celle où elle se termine. Beaucoup d'entreprises commencent en janvier, mais vous pouvez suivre ce qu'utilise votre comptable.
Astuce : réglez votre exercice fiscal avant de lancer votre premier rapport de fin de période. Le modifier ensuite change le regroupement des totaux historiques, alors choisissez-le une fois et laissez-le.
Comment s'articulent exercices et périodes
Si vous utilisez la surcouche comptable de Nkapio, le calendrier fiscal va un cran plus loin. Chaque exercice fiscal court sur douze mois à partir de votre date de début et se divise en douze périodes mensuelles, chacune portant un statut :
- Ouverte — les écritures datées dans cette période sont acceptées normalement.
- Verrouillée — la période est figée ; aucune nouvelle écriture ne peut y être passée, donc un mois déjà reporté reste exactement tel quel.
- Clôturé — l'exercice lui-même a été bouclé (voir ci-dessous).
Comme le grand livre forme un jeu de comptes continu, les comptes de bilan sont reportés d'un exercice à l'autre d'eux-mêmes — pas besoin de ressaisir les soldes d'ouverture chaque année.
Clôturer un exercice
Quand un exercice est terminé, lancer la clôture de fin d'exercice effectue le travail en une seule étape : elle vérifie que la balance s'équilibre bien, solde vos comptes de produits et de charges dans le compte de résultat, transfère ce résultat vers le report à nouveau, ouvre l'exercice suivant s'il n'existe pas encore, et verrouille toutes les périodes de l'exercice clôturé. Si la balance ne s'équilibre pas, la clôture est refusée — corrigez d'abord le journal, puis réessayez.
Une période verrouillée peut encore être déverrouillée par une personne disposant des droits comptables si vous devez vraiment passer une correction, puis reverrouillée. À traiter comme l'exception, pas comme la routine.
Avant de commencer
- Fonctionnalité — les exercices, les périodes, les soldes d'ouverture et la clôture de fin d'exercice font partie de la surcouche comptable de Nkapio. Activez la comptabilité avant de vous attendre à les voir.
- Permission — gérer les exercices, verrouiller ou déverrouiller les périodes et clôturer un exercice nécessitent tous des droits de gestion de la comptabilité. Si ces commandes n'apparaissent pas, demandez à un administrateur de vous les accorder.
- Rapports — verrouiller ou clôturer une période ne la masque pas. Les rapports lisent toujours le grand livre pour la plage de dates choisie ; le verrou empêche seulement de nouvelles écritures d'atterrir dans cette période.
Astuces & FAQ
- Verrouillez chaque mois dès que vous et votre comptable êtes d'accord sur les chiffres — la protection la plus simple contre une écriture antidatée qui déplacerait un total déjà reporté.
- Et si je passe une écriture dans une période verrouillée ? L'écriture est refusée. Déverrouillez, passez la correction, puis reverrouillez.
- L'exercice se clôture-t-il tout seul ? Non — la clôture est une étape délibérée que vous lancez quand l'exercice est terminé, et elle ne s'exécute pas si les comptes ne s'équilibrent pas.