Tout l'argent qui entre n'est pas une vente. Les autres revenus concernent les entrées sans facture ni vente en caisse — sous-location d'une partie de vos locaux, subvention, intérêts bancaires, indemnité d'assurance, remboursement d'un fournisseur, restitution d'un dépôt. Les enregistrer ici garde votre trésorerie exacte et vos comptes complets, sans faire passer l'entrée pour un produit ou un service que vous auriez vendu.
Toute personne de votre équipe qui tient les comptes — un propriétaire, un comptable, ou celui qui rapproche la caisse en fin de journée — s'en servira. Chaque entrée est rattachée à la personne qui l'a saisie : on sait donc toujours clairement qui a fait entrer l'argent.
Quand utiliser les autres revenus (et quand ne pas le faire)
Utilisez les autres revenus dès qu'une entrée d'argent n'est pas liée à un client qui vous achète quelque chose :
- Utilisez-les pour un loyer perçu d'un locataire, une subvention ou un don, des intérêts versés par votre banque, une indemnité d'assurance, un remboursement, ou toute recette ponctuelle sans article du catalogue derrière.
- Ne les utilisez pas pour une vente de vos produits ou services. Celles-ci passent par la caisse ou une facture, afin que le revenu figure dans vos rapports de ventes et soit rattaché au bon client. Les autres revenus restent volontairement hors de ce flux : c'est la place de tout ce qu'une vente ne couvre pas.
La liste des autres revenus
Ouvrez Banque → Revenus (/banking/revenues) pour tout ce que vous avez
enregistré. La page s'ouvre sur le total reçu ce mois-ci et les compteurs
cumulés, ainsi qu'une courbe des revenus dans le temps. En dessous, chaque entrée
affiche sa référence, sa date, son compte, son montant et son
type de paiement. Triez ou filtrez pour en retrouver un précis, ou cliquez sur
Nouveau revenu pour ajouter une entrée.
Enregistrer un autre revenu
Cliquez sur Nouveau revenu et remplissez le formulaire :
- Compte — la caisse ou le compte bancaire où l'argent est réellement arrivé.
- Montant — combien est entré. Il doit être positif.
- Date — quand l'argent est arrivé.
- Type de paiement — espèces, virement, mobile money, etc., selon la façon dont vous l'avez reçu.
- Description — une courte note sur la nature de l'argent. Elle est obligatoire : chaque entrée porte ainsi sa propre explication.
Enregistrez, et Nkapio attribue à l'entrée une référence unique (un numéro
REV-), ajoute le montant au solde de ce compte et l'inscrit sur le relevé du
compte — exactement comme si vous l'aviez déposé à la main, mais tracé. Vous
pouvez rouvrir n'importe quelle entrée plus tard pour la consulter ou cliquer sur
Modifier le revenu pour corriger une erreur.
Effet sur vos comptes
Un autre revenu est un mouvement bancaire, pas une vente. Lorsque vous enregistrez une entrée, le montant est crédité sur le compte choisi et son solde augmente ; la recette apparaît ensuite sur le relevé de ce compte aux côtés de tous les autres mouvements. Si vous modifiez une entrée et la basculez sur un autre compte, Nkapio déplace l'argent pour vous — il retire le montant de l'ancien compte et l'ajoute au nouveau. Supprimer une entrée annule le crédit, pour que le solde du compte reflète toujours la réalité.
Avant de commencer
- Il vous faut une autorisation bancaire. Créer, modifier et supprimer un revenu est restreint ; si vous ne voyez pas Nouveau revenu, demandez le droit à un propriétaire.
- Choisissez un vrai compte. Configurez d'abord vos caisses et comptes bancaires — le montant est crédité sur celui que vous sélectionnez, si bien qu'un mauvais choix fausse discrètement ce solde.
- Vous voyez vos propres entrées sauf si un accès bancaire plus large vous a été accordé, auquel cas la liste complète est visible.
Astuces
- Réservez-le aux revenus hors ventes — les ventes doivent passer par la caisse ou une facture pour figurer dans vos rapports de ventes ; utilisez les autres revenus pour tout le reste.
- Décrivez clairement — « sous-location bureau T2 » est bien plus utile sur un relevé que « paiement », et la description est le seul indice en texte libre dont vous disposerez des mois plus tard.
- Choisissez le bon compte — sélectionnez la caisse ou le compte bancaire où l'argent est réellement arrivé pour garder les soldes justes.
- Faites correspondre le type de paiement — l'enregistrer tel que l'argent est entré (espèces, virement ou mobile money) facilite grandement le rapprochement avec votre banque.
FAQ
Les autres revenus apparaissent-ils dans mes rapports de ventes ? Non. C'est un revenu qui n'est pas une vente : il reste volontairement hors des chiffres de ventes. Il vit dans la Banque et sur le relevé du compte.
Je l'ai saisi sur le mauvais compte — que faire ? Ouvrez l'entrée, cliquez sur Modifier le revenu et changez de compte. Nkapio corrige les deux soldes automatiquement.
Puis-je enregistrer un revenu que je n'ai pas encore reçu ? Non. Les autres revenus concernent l'argent réellement arrivé. Si vous attendez encore le paiement de quelque chose que vous avez vendu, émettez plutôt une facture.