Un devis — parfois appelé estimation — est une proposition chiffrée que vous envoyez à un client avant tout paiement. Il détaille précisément ce que vous allez fournir et ce que cela coûtera, afin que le client puisse dire oui en confiance et que vous gardiez une trace claire de ce qui a été convenu. Tout membre de votre équipe autorisé à gérer les devis peut en créer un, qu'il s'agisse de chiffrer une réparation, un parcours de soins, un projet ou un ensemble de produits.
Dans Nkapio, vous construisez un devis comme une facture : choisissez le destinataire, listez les articles chiffrés, ajoutez les taxes éventuelles et fixez une date jusqu'à laquelle le prix reste valable. Ensuite, vous le partagez, vous surveillez son statut et — une fois que le client donne son accord — vous vous en servez comme base convenue pour la facture que vous établissez.
Étape 1 — Ouvrez la liste des devis
Cliquez sur Devis dans la barre latérale. Chaque ligne affiche le numéro du devis, son statut, la date du devis, la date « valable jusqu'au », le client et le total. Utilisez les filtres de colonnes pour affiner par numéro, statut ou client, et cliquez sur un en-tête de colonne pour trier. Le statut indique où en est chaque devis : brouillon (encore en préparation), envoyé (chez le client), accepté, refusé ou expiré.
Étape 2 — Consultez un devis
Cliquez sur une ligne pour ouvrir le devis. L'en-tête reprend vos coordonnées, le numéro et le statut du devis, le destinataire et la date « valable jusqu'au » — la même vue que celle du client. En dessous, les lignes sont listées avec leurs quantités et leurs prix, suivies du sous-total, de la TVA ou de l'IS éventuels et du total général. Un panneau latéral contient vos notes, les images que vous avez jointes et l'historique des versions, pour voir comment le devis a évolué au fil du temps.
Étape 3 — Créez un nouveau devis
Cliquez sur Nouveau devis. Choisissez un client existant dans le champ de recherche, ou saisissez un destinataire ponctuel — société, nom du contact et e-mail — pour quelqu'un qui ne figure pas encore dans votre liste de clients. Ajoutez chaque service ou produit en ligne avec un nom, une référence facultative, une quantité, un prix unitaire et une description ; Nkapio calcule le total de chaque ligne au fur et à mesure de votre saisie.
Fixez la date du devis et une date valable jusqu'au pour que le client sache combien de temps le prix reste garanti. Activez la TVA ou l'IS si la prestation est taxable et indiquez le taux — les totaux se mettent à jour automatiquement. Ajoutez des notes ou des images, puis enregistrez le devis en brouillon pour continuer à le travailler, ou envoyez-le directement au client.
Étape 4 — Envoyez, partagez et téléchargez
Ouvrez un devis pour le présenter au client de trois façons :
- E-mail envoie un PDF au client et marque le devis comme envoyé. Le devis a besoin d'un e-mail de destinataire — soit l'adresse du client lié, soit celle que vous avez saisie.
- Partager génère un lien sécurisé, en lecture seule, que vous pouvez copier et transmettre au client. Vous choisissez le nombre de jours pendant lesquels il reste valable, et vous pouvez le révoquer à tout moment.
- Télécharger produit un PDF que vous pouvez imprimer ou joindre vous-même.
Étape 5 — Quand le client répond
Dès que le client accepte, ouvrez le devis et passez son statut à Accepté. Les articles, les prix et les taxes convenus deviennent votre référence pour la facture que vous établissez — voir Créer & envoyer une facture. Si le client refuse, marquez-le Refusé ; et si la date « valable jusqu'au » passe avant qu'il ne réponde, marquez-le Expiré pour que chacun sache que le prix n'est plus garanti.
Bon à savoir
- La modification n'est possible que tant que le devis est un brouillon ou a été envoyé. Une fois accepté, refusé ou expiré, il est verrouillé, ce qui évite que les chiffres convenus ne changent après coup.
- Chaque modification est versionnée. Nkapio enregistre un instantané du devis à chaque fois que vous sauvegardez une modification, ce qui vous permet d'ouvrir l'historique des versions et de comparer une version antérieure avec la version actuelle.
- C'est vous qui fixez le statut. Nkapio ne fait pas passer un devis d'un statut à l'autre tout seul — vous le marquez envoyé, accepté, refusé ou expiré au fil des événements.
- Votre forfait peut limiter le nombre de devis que vous pouvez créer chaque mois. Si vous atteignez la limite, le bouton Nouveau devis vous en informe.
Astuce : fixez une date valable jusqu'au réaliste sur chaque devis. Elle crée un peu d'urgence pour le client et vous donne une raison claire de revoir le prix s'il revient après son expiration.