Les départements et les postes sont l'ossature de votre organigramme. Configurez-les une fois et chaque fiche du personnel se rattache à un département (l'équipe à laquelle la personne appartient) et à un poste (son intitulé de poste et son niveau). Ensemble, ils structurent les données de votre personnel et fournissent une grille salariale pour guider la rémunération. Les deux se trouvent dans Ressources humaines → Personnel et sont généralement gérés par un propriétaire, un responsable RH ou toute personne dont le rôle donne accès aux RH.
Départements
Personnel → Départements (/staff/departments) gère les départements de
l'entreprise — par exemple Direction générale, Finance & Comptabilité,
Informatique, Ventes & Marketing, Opérations et Support client. La liste affiche le
nom, le code, le responsable et le budget de chaque département ;
triez par nom, code ou budget, et filtrez par nom ou responsable pour en retrouver
un rapidement.
Utilisez Nouveau département pour en ajouter un. Chaque département enregistre :
- Nom et code — le code doit être unique parmi vos départements et sert de référence courte dans les rapports et les listes.
- Description — une note facultative sur le rôle de l'équipe.
- Code de centre de coûts — une référence comptable facultative pour que le département corresponde à votre suivi des coûts dans vos comptes.
- Budget — un montant (dans votre devise de base) alloué à l'équipe. Il doit être positif lors de la création du département.
- Département parent — facultatif. Rattachez un département à un parent pour l'imbriquer dans un ensemble plus large et construire une hiérarchie à plusieurs niveaux (par exemple une équipe « Paie » sous « Finance & Comptabilité »).
- Chef de département — le membre du personnel qui dirige l'équipe.
L'ouverture d'un département affiche son détail complet. Vous pouvez aussi y associer un groupe Telegram facultatif au département, afin que les notifications RH, finance, opérations et projets de cette équipe soient publiées automatiquement dans le groupe.
Postes
Personnel → Postes (/staff/positions) gère les postes. La liste affiche
l'intitulé, le code, le niveau, le département et le salaire
minimum de chaque poste ; triez par intitulé, code ou salaire minimum, et filtrez
par intitulé, niveau ou département.
Utilisez Nouveau poste pour en ajouter un. Chaque poste enregistre :
- Intitulé et code — l'intitulé du poste et un code court associé.
- Niveau — Junior, Intermédiaire, Sénior, Chef d'équipe, Responsable, Directeur ou Direction. Il situe le rôle dans votre hiérarchie et facilite le filtrage et le reporting.
- Département — l'équipe à laquelle appartient le poste. Chaque poste doit être rattaché à un département : créez donc vos départements d'abord.
- Formation minimale et expérience minimale (années) — les exigences de base du rôle.
- Description, exigences et responsabilités — des notes en texte libre qui documentent la nature du poste.
- Salaire minimum et salaire maximum — la grille de rémunération du rôle. Le minimum doit être inférieur ou égal au maximum ; ensemble, ils servent de repère pour fixer une rémunération juste et cohérente pour toutes les personnes occupant le même poste.
Comment le personnel s'y rattache
Les départements et les postes sont des références, et non des endroits où l'on saisit les personnes. Un membre du personnel est relié à un département et à un poste via ses informations d'emploi (définies sur la fiche du personnel — voir Gestion du personnel). Son salaire de base réel y est également saisi ; la grille salariale du poste est un repère pour garder ces montants cohérents, et non une valeur copiée automatiquement. Une fois affectés, le département et le poste apparaissent sur la fiche du personnel et permettent d'organiser et d'analyser votre équipe par groupe et par rôle.
Avant de commencer
- Configurez les départements et les postes avant d'ajouter du personnel. Chaque poste a besoin d'un département, et chaque fiche du personnel se voit affecter les deux — définissez donc cette ossature d'abord et l'intégration se fera sans accroc.
- Vous avez besoin d'une permission RH. Les boutons Nouveau département et Nouveau poste n'apparaissent que si votre rôle accorde l'accès RH correspondant, et ils respectent les limites de votre forfait sur le nombre de départements et de postes que vous pouvez créer.
- Les codes doivent être uniques. Deux départements ne peuvent pas partager le même code.
- L'archivage préserve l'historique. Supprimer un département ou un poste l'archive plutôt que de l'effacer, de sorte que les fiches du personnel existantes qui y font référence restent lisibles. Archivez les rôles que vous ne recrutez plus au lieu de tenter de les supprimer totalement.
Astuces
- Donnez un responsable à chaque département. Cela indique qui dirige l'équipe et s'affiche sur la page de détail du département.
- Appuyez-vous sur la grille salariale. Le salaire minimum et maximum d'un poste maintient une rémunération cohérente et équitable pour un même rôle.
- Utilisez la hiérarchie. Imbriquer des départements sous un parent reflète un véritable organigramme et garde les grandes entreprises bien ordonnées.
FAQ
Dois-je renseigner un budget et un centre de coûts ? Un budget est obligatoire (et doit être positif) à la création d'un département ; le code de centre de coûts et la description sont facultatifs.
Quelle différence entre un chef de département et un niveau de poste ? Le chef est une personne précise qui dirige un département. Le niveau (de Junior à Direction) est un rang porté par un poste et s'applique à quiconque occupe cet intitulé.
Un poste peut-il appartenir à deux départements ? Non — chaque poste est rattaché à un seul département. Créez un poste distinct si le même intitulé existe dans plusieurs équipes.