Les adhésions et abonnements transforment des clients ponctuels en revenus récurrents. Au lieu de facturer chaque visite, vous vendez un forfait une seule fois — une adhésion mensuelle à une salle, un pack de soins trimestriel, un palier de fidélité annuel — et Nkapio gère le cycle de facturation, suit ce que chaque abonné a consommé et vous alerte avant qu'un forfait n'expire.
Une adhésion se compose de trois éléments. Un forfait définit le prix et la fréquence de renouvellement. Chaque forfait porte un ou plusieurs avantages — un quota de visites incluses, une remise permanente, ou un accès libre à certains services. Lorsqu'un client achète le forfait, il obtient un abonnement : sa propre copie du forfait, avec un statut, une période de facturation et un compteur d'utilisation. Comprendre ces trois niveaux rend tout le reste plus clair.
Cette section sert à gérer les adhésions que vous vendez à vos clients. Elle est distincte de votre propre forfait Nkapio — pour cela, consultez votre forfait Nkapio et votre facturation.
Étape 1 — Ouvrir Adhésions
Dans la barre latérale, déployez Opérations et ouvrez Adhésions. La liste affiche chaque forfait proposé, son prix et sa fréquence de facturation, ainsi que le nombre d'abonnés actifs pour chacun. Si la section est absente, la fonctionnalité d'abonnements est désactivée pour votre espace de travail, ou votre rôle n'inclut pas la permission gérer les abonnements — un propriétaire ou un gestionnaire peut activer les deux.
Étape 2 — Créer un forfait
Cliquez sur Nouveau forfait et définissez son nom, sa description, son prix et son cycle de facturation — mensuel, trimestriel, annuel, toutes les deux semaines, ou un nombre de jours personnalisé. Ajoutez ensuite les avantages du forfait, c'est-à-dire ce que le client obtient réellement pour son argent. Chaque avantage a un type et une portée :
- Remise — un pourcentage de réduction (0 à 100 %) qui s'applique dès qu'un service couvert est réservé.
- Quota — un nombre fixe d'utilisations incluses par période (par exemple, cinq massages par mois). Définissez une règle de report si les visites inutilisées doivent être reportées à la période suivante.
- Accès — un accès forfaitaire, non compté, à un ensemble de services, sans décompte par visite.
- Facturation à l'usage — l'utilisation est autorisée au-delà d'une limite, à un tarif de dépassement par unité.
La portée détermine ce que couvre chaque avantage : un service précis, une catégorie entière, un produit, ou tout ce que vous proposez. Un forfait peut combiner plusieurs avantages — par exemple, 15 % de remise sur tout plus cinq visites incluses — alors construisez-le un avantage à la fois.
Les forfaits portent aussi les règles qui régissent tout le cycle de vie : une période d'essai facultative, un délai de grâce après un paiement manqué, un engagement minimum, la façon dont les annulations sont traitées, et si un abonnement en pause fige le compteur ou suspend seulement l'accès. Laissez ces réglages par défaut en cas de doute ; vous pourrez les affiner plus tard.
Étape 3 — Suivre les statistiques des abonnés
Ouvrez la vue des statistiques d'adhésion pour voir les abonnés actifs, le revenu récurrent mensuel, les prochains renouvellements, et le taux de résiliation — les clients dont l'abonnement a expiré sans être renouvelé. C'est ici que vous repérez les renouvellements à échéance et relancez avant qu'une expiration ne devienne un abonné perdu. Pour une répartition plus détaillée par forfait et par cohorte, consultez les rapports d'abonnements.
Comment les avantages sont consommés
Dès qu'un client détient un abonnement actif, ses avantages s'appliquent automatiquement à ses réservations — vous n'avez rien à cocher à la main. Un avantage de type remise réduit le prix d'un service couvert au moment de la réservation. Un avantage de type quota décompte au fur et à mesure que les réservations sont terminées : chaque visite achevée qui correspond à la portée d'un avantage enregistre une utilisation sur le quota. Lorsqu'un quota est épuisé, la règle de dépassement du forfait décide de la suite — soit la visite supplémentaire est refusée, soit elle est facturée au tarif standard plein. Chaque utilisation est enregistrée, si bien que le solde affiché reflète l'activité réelle, et non des estimations.
Avant de commencer
- L'essai est facultatif. Si un forfait comporte une période d'essai, les nouveaux abonnements commencent au statut essai et passent automatiquement à actif à la fin de l'essai.
- Un seul abonnement actif par client. Un client ne peut détenir qu'un forfait actif à la fois — annulez ou laissez expirer l'abonnement en cours avant d'en vendre un nouveau.
- Les renouvellements sont automatiques. Les abonnements se renouvellent d'eux-mêmes à la fin de chaque période lorsque le renouvellement automatique est activé, et un avis de renouvellement est envoyé un certain nombre de jours à l'avance pour éviter toute surprise.
- La consommation du quota suit les réservations terminées. Un avantage n'est décompté que lorsqu'une visite correspondante est effectivement terminée ; les rendez-vous annulés ou non honorés n'entament donc pas le quota.
Astuces et FAQ
- Quels sont les statuts d'un abonnement ? Un abonnement évolue par essai, actif, impayé, puis enfin expiré, ou il peut être annulé à tout moment. En pause est un statut distinct que vous définissez délibérément.
- Que se passe-t-il lorsqu'on met en pause ? Selon la politique de pause du forfait, la mise en pause fige le compteur de facturation jusqu'à la reprise, ou laisse le compteur tourner tout en suspendant l'accès.
- Un avantage ne s'applique pas — pourquoi ? Vérifiez la portée de l'avantage. Un avantage limité à un service ou à une catégorie ne couvre que les réservations relevant de cette portée ; réglez la portée sur tout s'il doit s'appliquer partout.
- Combinez librement les avantages. Superposer une remise large et un petit quota inclus est une structure de forfait courante et efficace — les clients ressentent à la fois l'économie du quotidien et l'attrait des « visites gratuites » mises en avant.