Lorsqu'une partie d'une consultation est couverte par un assureur, une mutuelle ou un employeur, Nkapio répartit la facture entre la part du patient et la part du payeur. Le patient n'est facturé que de sa part, et la part du payeur est suivie séparément sous forme de créance — un montant à recevoir que vous réglez dès que le payeur verse. Tout se trouve sous Clinique → Diagnostics.
Trois éléments fonctionnent ensemble : les payeurs (qui peut être facturé), la couverture de chaque patient (quel payeur paie, et dans quelle proportion) et les créances qui découlent de cette répartition. Les payeurs et les créances sont des enregistrements administratifs, généralement gérés par la personne chargée de la facturation ; la couverture d'un patient se saisit aux côtés de son dossier clinique par l'équipe soignante.
Payeurs
Diagnostics → Payeurs est votre répertoire des payeurs tiers auxquels les soins d'un patient peuvent être facturés. Ajoutez chacun avec un nom, un type — assureur, mutuelle, employeur ou autre — et un contact facultatif. Recherchez par nom et utilisez le filtre Actif pour cibler la liste. Seuls les payeurs actifs sont proposés lors de la saisie d'une couverture ; archiver un payeur (l'icône corbeille) le retire donc des usages futurs sans toucher aux créances déjà enregistrées.
Couverture du patient
La couverture est enregistrée sur le dossier du patient : choisissez le payeur par défaut et un pourcentage de couverture de 0 à 100. Nkapio fige ce payeur et ce pourcentage sur chaque nouvelle consultation dès son ouverture, si bien que la répartition s'applique automatiquement sans avoir à la ressaisir consultation par consultation. La couverture d'un patient peut être désactivée lorsqu'elle expire, et les modifications prennent effet à la prochaine consultation plutôt que de réécrire les précédentes.
Le pourcentage détermine le calcul : la part du payeur correspond à ce pourcentage du total des frais de la consultation, et la part du patient est le reste. Sur la facture du patient, la part du payeur est appliquée sous forme de remise, de sorte que la facture ne réclame au patient que sa propre part.
Créances
Diagnostics → Créances est le registre de toutes les parts payeur. Une créance est créée automatiquement lorsqu'une consultation couverte est réglée — une créance par consultation — vous n'ajoutez donc pas de créances à la main ici ; elles apparaissent au fur et à mesure que les consultations se clôturent. Chaque ligne indique la date de consultation, le patient (avec un lien vers la consultation), le payeur, le montant, le statut et la date de règlement. Les cartes de synthèse en haut affichent le montant total en attente encore dû par les payeurs, ainsi que le nombre de créances à régler et réglées.
Les créances portent l'un des deux statuts : En attente jusqu'au paiement du payeur, puis Réglée une fois entièrement soldée. Au versement du payeur, utilisez Enregistrer le paiement sur une créance en attente : saisissez le montant reçu, le mode de paiement et le compte crédité. Cela comptabilise le versement comme une recette réelle, de sorte que le règlement est un mouvement de trésorerie traçable plutôt qu'un simple basculement.
Conseils et questions fréquentes
- Un paiement inférieur au montant réclamé laisse la créance en attente afin que vous puissiez enregistrer le solde plus tard ; payer le montant intégral la marque réglée et horodate le règlement.
- Aucune créance n'apparaît pour une consultation couverte ? Vérifiez que la consultation comportait bien un payeur et un pourcentage de couverture supérieur à 0 au moment du règlement — une consultation à 0 % ou sans payeur ne produit aucune créance.
- Vous avez modifié la couverture d'un patient ? Le nouveau payeur ou pourcentage s'applique à sa prochaine consultation ; les consultations déjà en cours conservent les valeurs figées à leur ouverture.
- Les payeurs, la couverture et les créances sont soumis aux permissions, et l'ensemble de cet espace nécessite l'activation de la fonctionnalité Diagnostics pour votre clinique.