Nkapio intègre une couche de comptabilité en partie double fondée sur le plan comptable SYSCOHADA (le plan OHADA utilisé dans l'espace francophone). C'est un module optionnel — activez Comptabilité dans votre offre/vos fonctionnalités et la section Comptabilité apparaît dans le menu.
Le point essentiel à comprendre : vous ne saisissez pas votre activité quotidienne à la main. Le grand livre est une couche dérivée — chaque facture, paiement, achat et virement que vous enregistrez déjà dans Nkapio est comptabilisé automatiquement, sous forme d'une paire équilibrée de débit et de crédit. Les écrans de comptabilité servent surtout à consulter les livres et à ajouter l'écriture manuelle occasionnelle (régularisations, à-nouveaux, provisions) qui n'a aucun document opérationnel derrière elle.
Première activation ? Demandez à votre administrateur de lancer le rattrapage du grand livre pour comptabiliser votre historique. En attendant, les écrans sont corrects mais vides. La nouvelle activité se comptabilise ensuite d'elle-même.
La règle unique de la partie double
Chaque opération touche au moins deux comptes, et le total des débits est toujours égal au total des crédits. Une hausse d'actif est un débit ; une hausse de passif, de capitaux propres ou de produit est un crédit (et inversement). Nkapio applique cette règle à chaque écriture — c'est pourquoi les livres sont toujours équilibrés.
Exemple concret — une prestation de FCFA 693 750 réglée en espèces :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 411000 Clients (créance) → puis 571000 Caisse | 693 750 | |
| 706000 Services rendus (produit) | 693 750 |
La vente crée un produit (crédit) et, une fois réglée, de la trésorerie (débit) — deux contreparties, montants égaux. Vous n'avez rien saisi ; l'enregistrement de la vente l'a fait pour vous.
Plan comptable
Comptabilité → Plan comptable liste tous les comptes du locataire selon le
plan SYSCOHADA. Chaque compte a un code (ex. 571000), une classe
(Ressources durables, Immobilisations, Stocks, Tiers, Trésorerie, etc.), une
catégorie (Actif / Passif / Capitaux propres / Produit / Charge) et son sens
normal (débit ou crédit). Filtrez par nom, classe ou catégorie.
La lecture du code indique la classe d'un coup d'œil — les 4xxxxx sont les tiers
(clients 411, fournisseurs 401), les 5xxxxx le financier/la trésorerie
(caisse 571), les 6xxxxx les charges (achats 601), les 7xxxxx les produits
(services 706).
Journal
Comptabilité → Journal est l'enregistrement chronologique de toutes les écritures — les automatiques issues de vos opérations et les manuelles que vous ajoutez.
Ajouter une écriture manuelle
Utilisez Nouvelle écriture pour ce qui n'a ni facture ni paiement en amont — les à-nouveaux au démarrage, une provision, une dotation aux amortissements, un reclassement ou une correction. Choisissez les comptes, saisissez les lignes de débit et de crédit ; Nkapio empêche l'enregistrement tant que débits et crédits ne s'égalent pas. Ajoutez un libellé pour que l'écriture s'explique d'elle-même.
Grand livre d'un compte
Cliquez sur un compte (depuis le plan comptable ou la balance) pour ouvrir son grand livre — tous les mouvements du compte sur une période, avec un solde progressif. Ci-dessous, le compte de caisse part de zéro et grimpe à chaque encaissement, ce qui permet de retracer exactement la formation d'un solde.
Balance
Comptabilité → Balance liste le total débit, le total crédit et le solde de chaque compte à une date. L'en-tête affiche un badge ✓ Équilibré lorsque les totaux débit et crédit s'égalent — le contrôle d'intégrité fondamental. Dans l'exemple, les totaux concordent à FCFA 1 730 875 de chaque côté.
Le panneau Rapprochement de trésorerie en dessous compare, pour chaque compte de caisse/banque, le solde opérationnel (ce que la Banque indique) au solde comptable (ce que disent les écritures). Un statut ✓ Rapproché signifie que les deux concordent ; une Divergence signale un compte à examiner. Exportez le relevé en PDF ou CSV pour votre comptable.
Bilan
Comptabilité → Bilan est l'état de situation : l'Actif d'un côté, le Passif + Capitaux propres de l'autre, à une date. Il respecte toujours l'équation comptable — Actif = Passif + Capitaux propres — puisque chaque écriture était équilibrée.
Compte de résultat
Comptabilité → Compte de résultat est l'état de performance d'une période : les Produits moins les Charges donnent le Résultat net. Dans l'exemple, des produits de FCFA 693 750 moins des charges de FCFA 459 000 donnent un résultat net de FCFA 234 750. Ce résultat net alimente les capitaux propres au bilan, reliant ainsi les deux états.
Exercices et clôture
Comptabilité → Exercices gère vos périodes comptables. Les écritures se rattachent à l'exercice qui contient leur date ; Nkapio crée un exercice automatiquement au besoin. Clôturer une période la verrouille pour que les chiffres historiques ne bougent plus, tandis que la période courante reste ouverte à la nouvelle activité.
Astuces et questions fréquentes
- Dois-je comptabiliser les ventes moi-même ? Non. Factures, paiements, achats et virements se comptabilisent automatiquement. Réservez les écritures manuelles aux régularisations et aux à-nouveaux.
- Ma balance indique « Divergence ». Le grand livre et la trésorerie opérationnelle ne concordent pas — souvent un paiement saisi avant l'activation du module. Relancez le rattrapage ou ajoutez une écriture de régularisation.
- Qui peut voir cela ? La comptabilité est protégée par la fonctionnalité
accounting.ledgeret les exports de relevés exigent la permission d'export comptable — c'est pour les rôles finance/propriétaire, pas l'accueil. - Quel référentiel ? SYSCOHADA / OHADA. Les codes et classes suivent le plan comptable, votre comptable reconnaîtra tout.