La banque de temps transforme la présence en un solde d'heures courant par employé : les heures supplémentaires créditent la banque, les retards et les départs anticipés la débitent, et le personnel peut ensuite racheter ces heures en paie ou les reprendre en repos. Elle est construite automatiquement à partir de la présence — sans saisie manuelle — et se trouve dans Ressources humaines → Temps & Présence. Les responsables et les RH voient les soldes de tout le monde et traitent les demandes ; chaque employé voit le sien.
La banque de temps est optionnelle. Elle ne fonctionne que lorsque la banque de temps est activée dans votre configuration de paie ; sans cela, les heures supplémentaires sont simplement payées sur le bulletin et aucun solde n'est conservé. Comme chaque crédit et débit provient de la présence, la fonction dépend de pointages d'entrée et de sortie exacts — voir Feuilles de temps et présence.
Comment le solde est construit
Dès qu'un enregistrement de présence est terminé, Nkapio l'examine et inscrit automatiquement les écritures de banque de temps correspondantes :
- Les heures supplémentaires deviennent un crédit. Les heures travaillées au-delà de la journée prévue sont ajoutées à la banque. Elles peuvent être pondérées avant d'y entrer : les heures de semaine, de week-end et de jours fériés portent chacune leur propre multiplicateur (par exemple la semaine au taux travaillé, le week-end et les jours fériés valant davantage), et les crédits peuvent être arrondis au quart ou à la demi-heure la plus proche et plafonnés par jour, selon vos paramètres de paie.
- Les retards et départs anticipés deviennent des débits. Arriver en retard (au-delà d'un éventuel délai de tolérance) ou partir en avance soustrait les heures équivalentes de la banque.
- Le solde est le total courant. C'est la somme des crédits confirmés moins les débits confirmés, les rachats et les repos pris. Un solde négatif signifie que les retards l'ont emporté sur les heures supplémentaires.
Chaque enregistrement de présence produit au plus une écriture par motif : ainsi réenregistrer ou corriger une présence met à jour les chiffres existants au lieu de les compter deux fois, et supprimer un enregistrement annule les écritures qu'il avait créées. Les crédits d'heures supplémentaires peuvent exiger la validation d'un responsable avant de compter — jusque-là, ils restent dans la file d'approbation et ne modifient pas encore le solde.
Toutes les banques d'heures
Temps & Présence → Toutes les banques d'heures (/staff/time_bank/all) est la
vue responsable du solde de chaque employé : solde, crédité, débité,
racheté et repos en heures. Un solde négatif (rouge) signifie que les
retards l'ont emporté sur les heures supplémentaires. Chaque employé dispose aussi
d'une vue personnelle Ma banque de temps (/staff/time_bank), créée
automatiquement au premier pointage enregistré, où il consulte son propre solde et
ouvre une demande.
Demander un rachat ou du repos
Depuis Ma banque de temps, un employé peut dépenser ses heures accumulées de deux façons :
- Rachat — convertir les heures en paie. Elles sont ajoutées au prochain bulletin sur une ligne distincte, au taux horaire (ou à un taux configuré).
- Repos — reprendre les heures en repos, à une date choisie ou sur une plage de dates.
Chaque demande est vérifiée avant d'être acceptée : le type doit être autorisé, les heures doivent atteindre le minimum configuré (le rachat et le repos peuvent avoir des seuils différents), et une demande ne peut pas dépasser le solde encore disponible après les demandes en attente. Selon vos paramètres, une demande est soit approuvée automatiquement à la soumission, soit envoyée à un responsable pour validation.
Approbations
Temps & Présence → Approbations (/staff/time_bank/approvals) est l'endroit où
les responsables traitent deux files : Demandes de banque de temps (demandes de
rachat et de repos des employés) et Approbations d'heures supplémentaires en
attente (crédits d'heures supplémentaires en attente de validation). Filtrez
chacune par employé, type/source et statut, puis approuvez ou refusez. Approuver
des heures supplémentaires confirme le crédit, qui commence alors à compter dans le
solde ; approuver une demande de repos débite immédiatement les heures de la
banque. Une file vide signifie simplement que rien n'est en attente.
Comment cela se règle dans la paie
Les deux types de demande se règlent différemment :
- Le repos débite la banque dès son approbation — les heures sont dépensées sur-le-champ.
- Le rachat est réglé lors de l'exécution de la paie. Les demandes de rachat approuvées pour la période sont converties en une ligne Rachat de banque de temps sur le bulletin, une écriture de rachat correspondante est inscrite dans la banque, et la demande est marquée comme traitée pour ne pas être payée deux fois.
Lorsque la banque de temps est active, les heures supplémentaires travaillées sont mises en banque plutôt que payées directement : la rémunération des heures supplémentaires sur le bulletin provient donc des rachats, et non des heures supplémentaires brutes. Chaque bulletin affiche également la synthèse de banque de temps de l'employé pour la période — solde et heures créditées, débitées, rachetées et prises en repos. Voir Traitement de la paie.
Expiration et réinitialisation annuelle
Si cela est configuré, Nkapio effectue chaque mois un entretien des banques. Les crédits plus anciens qu'un nombre de mois défini peuvent expirer, et une réinitialisation annuelle en début d'année peut reporter un nombre d'heures plafonné en faisant expirer le reste. Les deux sont optionnels — sans aucun activé, les heures s'accumulent simplement jusqu'à ce qu'elles soient dépensées.
Rapports
Temps & Présence → Rapports (/staff/time_bank/reports) est le tableau de bord
de synthèse : total des employés avec une banque de temps, solde total, et
heures créditées / débitées ce mois-ci. En dessous, les soldes les plus
élevés, les transactions récentes et une synthèse du mois par type (crédits
d'heures supplémentaires, débits de retard, rachats, repos pris) montrent où les
heures circulent.
Avant de commencer
- Activez la banque de temps dans votre configuration de paie, et réglez les multiplicateurs, l'arrondi, les minimums et le taux de rachat selon votre politique — les valeurs par défaut s'appliquent tant que vous ne les changez pas.
- Assurez-vous que la présence est exacte. Les soldes ne valent que ce que valent les heures d'entrée et de sortie qui les alimentent.
- Les responsables ont besoin de la bonne permission pour voir toutes les banques et pour approuver ou refuser ; les employés ne voient et ne demandent que sur leur propre banque.
Astuces
- Approuvez les heures supplémentaires rapidement — si l'approbation est requise, les heures supplémentaires non approuvées ne créditent pas la banque, les soldes sont donc en retard sur la réalité.
- Surveillez les soldes négatifs — une banque durablement négative signale des retards chroniques qui méritent une discussion.
- Soldez avant la fin d'année — décidez si les heures restantes sont rachetées ou prises en repos avant qu'une réinitialisation annuelle ne les reporte ou ne les fasse expirer.
FAQ
Pourquoi le solde d'un employé est-il à zéro ? La banque est créée à son premier enregistrement de présence et ne bouge qu'une fois qu'il y a des heures supplémentaires approuvées ou un débit de retard. Aucune activité encore signifie un solde nul.
Pourquoi des heures supplémentaires récentes n'apparaissent-elles pas ? Si l'approbation des heures supplémentaires est requise, le crédit attend dans la file d'approbation jusqu'à la validation d'un responsable. Elles n'apparaissent pas non plus si la banque de temps n'était pas activée au moment du pointage.
Pourquoi une demande a-t-elle été refusée dès la soumission ? Les demandes sont bloquées quand le type n'est pas autorisé, que les heures sont sous le minimum, ou qu'elles dépassent le solde encore disponible après les demandes en attente.
Quand un rachat est-il réellement payé ? Lors de la prochaine exécution de la paie pour cette période — il devient une ligne sur le bulletin et la demande est alors marquée comme traitée.