Nkapio peut gérer plusieurs emplacements depuis un seul compte, et vous propose deux outils distincts pour organiser une activité qui grandit — les magasins et les marques. Ils répondent à des besoins différents ; il est donc utile de bien les distinguer avant de les configurer.
- Un magasin est un lieu physique où vous exercez — une succursale, un point de vente, une clinique, un atelier. Chaque magasin conserve sa propre adresse, ses horaires, son personnel et son compte, si bien qu'une entreprise à deux succursales voit chaque succursale séparément.
- Une marque est une étiquette que vous attribuez aux produits de votre catalogue — généralement un fabricant ou un fournisseur, comme AutoParts CMR ou Pro Medical Co. Les marques regroupent des produits ; elles ne regroupent pas les magasins.
Ce guide couvre les deux : les magasins sont l'outil multi-sites, et les marques sont un outil d'organisation du catalogue.
Étape 1 — Ouvrir Magasins
Ouvrez Magasins (également affiché comme Magasins et emplacements) depuis la barre latérale. La liste affiche chaque emplacement que vous exploitez, avec son adresse, ses horaires du jour et le personnel qui lui est affecté. Si vous n'en avez pas encore ajouté, Nkapio vous invite à créer votre premier magasin ou succursale.
Une fiche de magasin contient bien plus qu'une adresse. Pour chaque emplacement, vous pouvez définir :
- Les coordonnées — nom, e-mail et téléphone.
- L'adresse et la position sur la carte — rue, ville, région, code postal et, en option, la latitude et la longitude pour situer l'emplacement sur une carte.
- Les horaires d'ouverture — les jours et heures d'activité de chaque succursale, définis jour par jour.
- Les photos — une image de couverture et une petite galerie pour l'emplacement.
- Le fuseau horaire — Africa/Douala par défaut.
Chaque magasin dispose aussi de son propre compte, de sorte que ses recettes et ses soldes sont suivis par succursale plutôt que réunis en un seul, et vous pouvez partager le lien de réservation public d'un magasin directement depuis la liste — par WhatsApp ou par e-mail — afin que les clients réservent cet emplacement précis.
Comment le personnel et les données sont rattachés à un magasin
Chaque membre de l'équipe est affecté à un ou plusieurs magasins lorsque vous l'ajoutez ou le modifiez (voir Ajouter du personnel et des horaires). Le magasin actif est indiqué en haut de l'écran — par exemple Nkapio Operations — Main — et Nkapio adapte ce que vous voyez en conséquence : la liste de l'équipe, par exemple, n'affiche que les employés affectés à la succursale en cours. Si vous travaillez sur plusieurs sites, changez de magasin actif depuis la barre supérieure pour passer d'une succursale à l'autre.
Étape 2 — Ouvrir Marques
Les marques se trouvent avec votre Catalogue. Ouvrez Marques pour voir toutes les marques que vous utilisez, ainsi que le nombre de produits couverts par chacune. Une marque n'est ici qu'un nom — une façon d'étiqueter les produits selon leur fabricant ou fournisseur — afin de filtrer et d'analyser vos ventes par marque.
Étape 3 — Créer une nouvelle marque
Cliquez sur Nouvelle marque, saisissez le nom de la marque, puis cliquez sur Enregistrer la marque. C'est tout ce dont une marque a besoin. Une fois créée, vous pouvez lui rattacher des produits depuis le formulaire de produit, et elle apparaîtra dans les filtres et les rapports de votre catalogue.
Avant de commencer
- Limite du forfait. Le nombre de magasins que vous pouvez créer est plafonné par le quota de succursales de votre forfait — certains forfaits incluent une seule succursale, tandis que les forfaits supérieurs en autorisent davantage. Si le bouton Ajouter est désactivé, ou si vous êtes bloqué à l'enregistrement, c'est que vous avez atteint le plafond de succursales de votre forfait. Consultez votre forfait Nkapio et votre facturation pour le revoir.
- Permission. Vous avez besoin d'une autorisation pour créer, modifier ou supprimer des magasins ; les membres de l'équipe qui ne l'ont pas ne verront pas ces boutons.
- Un seul compte, plusieurs magasins. Tous vos magasins vivent dans le même compte Nkapio et partagent votre catalogue, vos clients et vos paramètres. Ce sont les données quotidiennes — recettes, personnel et réservations — qui sont conservées par magasin.
Astuces
- Renseignez des horaires d'ouverture exacts pour chaque succursale afin que son planning reflète la réalité.
- Ajoutez une image de couverture pour donner à chaque emplacement son propre visuel.
- Utilisez les marques pour garder une longue liste de produits bien ordonnée et comparer vos ventes par fabricant ou fournisseur.
- Renseignez soigneusement votre adresse et vos coordonnées cartographiques — voir Paramètres de l'entreprise pour les informations valables sur l'ensemble de vos magasins.
FAQ
Les marques regroupent-elles mes magasins ? Non. Les marques regroupent les produits de votre catalogue. Pour gérer des emplacements distincts, utilisez les Magasins.
Deux succursales peuvent-elles garder des recettes séparées ? Oui — chaque magasin dispose de son propre compte, de sorte que les recettes et les soldes sont suivis par succursale.
Pourquoi ne puis-je pas ajouter un autre magasin ? Vous avez très probablement atteint la limite de succursales de votre forfait. Vérifiez votre forfait et votre facturation.
Où affecter un membre du personnel à une succursale ? Sur la fiche du membre de l'équipe lui-même — voir Ajouter du personnel et des horaires.