Vendre à crédit — ou encaisser un acompte maintenant et le reste plus tard — fait partie du commerce. Enregistrer un paiement, c'est indiquer à Nkapio que l'argent est réellement entré au titre d'une facture. Cela crédite le compte derrière la caisse, réduit le solde de la facture et fait passer celle-ci en payée dès qu'il ne reste plus rien à devoir. Toute personne autorisée à ajouter des paiements — accueil, caissier ou propriétaire — peut le faire, et Nkapio suit le solde courant de chaque facture jusqu'à zéro.
Étape 1 — Trouvez la facture impayée
Ouvrez la Liste des ventes et filtrez par statut, ou consultez la tuile impayés du tableau de bord. Ouvrez la facture — son en-tête montre le total, le montant déjà payé et le solde encore dû, ainsi qu'une barre de progression qui indique d'un coup d'œil la part déjà réglée.
Étape 2 — Enregistrez le paiement
Cliquez sur l'action de paiement pour arriver à l'encaissement. Choisissez un moyen — cash (espèces), momo (mobile money) ou check (chèque) sont prévus par défaut, et tout autre moyen configuré par votre entreprise apparaît aussi ici. Saisissez le montant (il correspond par défaut au solde restant, mais vous pouvez le baisser pour un paiement partiel), cliquez sur Add puis sur Record payment.
Besoin de partager une même vente entre plusieurs moyens ? Ajoutez une ligne par moyen — par exemple une partie en espèces et une partie en mobile money — et chacune s'affiche avant validation. Si le client remet plus que le solde, Nkapio indique la monnaie à rendre ; s'il paie moins, il indique le manquant.
Étape 3 — Regardez le solde se fermer
Chaque paiement est journalisé avec sa date, son moyen, son montant et la personne qui l'a encaissé. Nkapio crédite le compte de caisse ou bancaire de la boutique du montant reçu, recalcule le solde et fait passer la facture en payée dès que ce solde atteint zéro. Chaque paiement a son propre reçu imprimable, et la facture conserve tout l'historique des paiements : vous savez toujours ce qui a été payé, quand et comment.
Astuce : un client paie une partie maintenant, le reste la semaine prochaine ? Enregistrez deux paiements — la facture affiche le solde intermédiaire entre les deux et se clôt d'elle-même une fois le second paiement encaissé.
Comment se fait le règlement
- Quel compte est crédité — un paiement ajoute de l'argent au compte de caisse ou bancaire rattaché à la boutique. Ce solde et le flux de trésorerie associé se mettent à jour automatiquement, pour que vos comptes suivent la caisse. Voir banque & comptes de caisse.
- Partiel, total ou partagé — payez n'importe quel montant, dans n'importe quelle combinaison de moyens. Quand un encaissement couvre plusieurs charges à la fois (un acompte de réservation, des produits, une période d'abonnement), Nkapio répartit l'argent entre elles pour vous.
- Acomptes et paiements — un acompte de réservation est un versement anticipé sur sa propre facture ; un paiement ultérieur solde ce qui reste dû. Les deux passent par ce même encaissement.
Avant de commencer
- Autorisation — vous devez avoir le droit d'ajouter des paiements. Les membres de l'équipe qui ne l'ont pas peuvent consulter une facture mais ne voient pas les commandes de paiement.
- Les moyens de paiement doivent exister — cash, momo et check sont créés par défaut ; ajoutez ou renommez des moyens (dont un moyen carte-cadeau) sous moyens de paiement.
- La boutique a besoin d'un compte — les paiements créditent le compte configuré de la boutique ; assurez-vous qu'un compte est défini avant d'encaisser.
- Les clients de passage paient en totalité — une vente sans client rattaché doit être réglée intégralement pour être enregistrée ; rattachez un client pour autoriser le report d'un solde.
- Les acomptes doivent être couverts — le montant de l'acompte doit être payé en totalité pour confirmer les réservations liées.
FAQ : le client a trop payé — que se passe-t-il ? Nkapio signale la monnaie à rendre pour que vous la restituiez en espèces. Pour accepter moins que le total dû, vos paramètres de facturation doivent autoriser les paiements incomplets ; sinon Nkapio bloque l'enregistrement tant que le solde n'est pas atteint.