Les taxes et les devises sont deux petites pages de paramètres qui déterminent la façon dont les montants apparaissent partout ailleurs dans Nkapio. Configurez-les une seule fois et chaque facture, devis et vente qui suit calcule le bon total, dans la bonne devise, sans que personne ait à faire le calcul à la main. Les deux pages se trouvent dans les Paramètres, et les deux sont contrôlées par les permissions — en général un propriétaire ou un responsable les tient à jour, tandis que le personnel du quotidien profite simplement des résultats sur chaque vente.
Taxes
Une taxe dans Nkapio est un taux nommé — par exemple TVA à 19,25 % — que vous conservez à un seul endroit et réutilisez dans tout votre catalogue. Chaque produit et service porte la taxe qui lui correspond ; ainsi, lorsqu'une ligne est ajoutée à une facture ou à un devis, Nkapio sait déjà quel montant de taxe ajouter au prix. Vous pouvez conserver autant de taux que nécessaire : un taux standard, un taux réduit et un taux zéro pour les articles exonérés coexistent sans problème.
Étape 1 — Ouvrez la liste des taxes
Cliquez sur Taxes dans les paramètres. Chaque taxe affiche son nom, son pourcentage et son statut de taxe par défaut. Un taux peut être marqué comme taux par défaut grâce à l'étoile — c'est celui que Nkapio privilégie. Un taux libellé Taux par défaut du système est celui intégré à l'application ; il ne peut pas être supprimé, seulement modifié.
Étape 2 — Ajoutez un taux de taxe
Cliquez sur Ajouter une taxe. Donnez-lui un nom clair (TVA, taxe sur les ventes, GST), saisissez le pourcentage et enregistrez. Le formulaire affiche un exemple en direct sur 10 000, afin que vous voyiez le montant de la taxe et le total obtenu avant de valider. La taxe est calculée en plus du prix de la ligne : un taux de 19,25 % sur 10 000 ajoute 1 925 pour un total de 11 925. Une fois enregistré, le taux peut être associé aux produits et services et apparaît sur chaque facture et devis qui les utilise.
Pour changer le taux appliqué par défaut, cliquez sur l'étoile de la taxe souhaitée. Une seule taxe peut être le taux par défaut à la fois.
Devises
Nkapio est livré avec un catalogue global de devises, chacune assortie d'un taux de change tenu à jour par la plateforme — vous ne définissez ni ne mettez à jour les taux vous-même. Sur la page Devises, vous activez simplement les devises que votre entreprise accepte et en choisissez une comme devise par défaut. Les taux sont indiqués par rapport au XAF à titre de référence et sont en lecture seule.
La devise par défaut est votre devise de reporting : c'est celle dans laquelle les montants sont affichés dans toute l'application. Le XAF est toujours activé et sert d'ancrage ; il ne peut donc pas être désactivé. Une seule devise est celle par défaut à tout moment — en choisir une nouvelle efface automatiquement l'ancienne.
Astuce : la devise principale de votre entreprise apparaît aussi dans les Paramètres de l'entreprise. Réglez-la avant votre première vente pour que chaque total corresponde à ce qu'attendent vos clients.
Astuces & FAQ
- Dois-je ajouter une taxe à chaque vente ? Non. La taxe suit le produit ou le service de la ligne. Les articles sans taxe associée n'en portent tout simplement aucune.
- Puis-je supprimer une taxe que je n'utilise plus ? Vous pouvez retirer les taux que vous avez ajoutés ; le taux par défaut du système reste et ne peut être que modifié.
- Que se passe-t-il si je change de devise par défaut ? Les nouveaux montants s'affichent désormais dans la nouvelle devise. Nkapio ne reconvertit pas les enregistrements passés — l'historique conserve les chiffres tels qu'ils ont été saisis.
- Pourquoi ne puis-je pas désactiver une devise ? Une devise ne peut pas être désactivée tant qu'elle est celle par défaut ou que des comptes détiennent encore des soldes dans cette devise. Déplacez d'abord la devise par défaut.
- Qui peut modifier ces réglages ? Uniquement les utilisateurs disposant des permissions sur les taxes et les devises. Si vous ne pouvez pas modifier un taux ou activer une devise, demandez à un propriétaire ou un responsable.