Prêter de l'argent au personnel et verser le salaire en avance font partie du quotidien d'une PME camerounaise. Un chauffeur a besoin d'une avance de déplacement avant un trajet ; un technicien demande une petite avance sur salaire pour tenir jusqu'à la paie ; un employé de longue date prend un prêt personnel remboursé sur plusieurs mois. C'est ici que vous enregistrez tout cela, pour que rien ne se perde, que chaque franc soit suivi jusqu'au remboursement et que les montants ressortent automatiquement de la fiche de paie. Les deux outils se trouvent dans Ressources humaines → Prêts & Avances et sont généralement gérés par la personne en charge des RH ou de la paie.
Les deux outils répondent à deux besoins distincts :
- Un prêt est une somme importante remboursée sur une durée — vous fixez le montant, un taux d'intérêt facultatif et le nombre de mois, et Nkapio construit un échéancier de remboursement mensuel.
- Une avance est un petit retrait à court terme — de l'argent que l'employé remboursera vite, le plus souvent sur la prochaine fiche de paie, sans intérêt.
Prêts
Prêts & Avances → Prêts (/staff/loans) liste chaque prêt employé et son
suivi. Chaque ligne indique l'employé, un numéro de prêt, le type, les
montants demandé et approuvé, et un statut. Filtrez par employé, type ou
statut pour en retrouver un rapidement. Les types de prêt couvrent les cas courants
— avance sur salaire, personnel, urgence, éducation et véhicule — pour que vous
puissiez rendre compte du motif du prêt.
Un prêt porte ses propres chiffres évolutifs : une fois approuvé, Nkapio calcule le total à rembourser (le montant approuvé plus les intérêts éventuels), la mensualité (le total à rembourser divisé par le nombre de mois) et un solde restant qui diminue à chaque paiement enregistré. Ces quatre montants — demandé, approuvé, remboursé et restant — figurent en haut de chaque prêt, pour que vous sachiez toujours où il en est.
Avances
Prêts & Avances → Avances (/staff/advances) gère les demandes d'avance sur
salaire, de déplacement et de projet — des montants plus petits et à court terme,
sans intérêt, généralement soldés peu après leur versement. Chaque ligne indique
l'employé, un numéro d'avance, le type, le montant et son statut.
Une avance se solde de l'une de trois façons, que vous choisissez sur la demande :
- Retenue sur salaire — étalez le recouvrement sur un nombre de mois ; Nkapio génère une retenue par mois et la prélève sur la fiche de paie à son échéance.
- Paiement direct — l'employé vous rembourse directement (par exemple en espèces ou par virement), et vous enregistrez chaque règlement sur un compte bancaire.
- Régularisation de dépense — l'avance est soldée par une dépense que l'employé déclare ensuite (par exemple une avance de déplacement compensée par les frais réels du trajet).
Les mois de retenue ne s'appliquent que lorsque la méthode de règlement est la retenue sur salaire — Nkapio le signale si vous saisissez des mois pour un règlement direct ou par dépense.
En créer un
Nouveau prêt (/staff/loans/new) — et le Nouvelle avance correspondant —
ouvre un formulaire simple. Pour un prêt, vous choisissez l'employé et le
type, puis saisissez le montant demandé, le taux d'intérêt, les mois
de remboursement, la date de demande et la devise, et ajoutez un objet
et des notes éventuelles ; vous pouvez aussi désigner un garant. Une avance
demande le type, le montant, la date de demande, une date
souhaitée facultative, la méthode de règlement et — pour une retenue sur
salaire — le nombre de mois de retenue. Enregistrez, puis approuvez depuis la
fiche.
Le cycle de vie
Les prêts comme les avances suivent une série d'étapes courte et volontaire. Rien n'est décaissé ni retenu tant que ce n'est pas approuvé : une demande ne sort donc jamais d'argent par accident.
- Soumis / en attente — la demande est enregistrée mais ne fait rien encore. Tant qu'elle est en attente, vous pouvez la modifier ou l'annuler.
- Approuvé — un responsable l'approuve et confirme le montant approuvé (il peut différer du montant demandé). À ce moment, Nkapio fige les chiffres de remboursement : pour un prêt, le total à rembourser, la mensualité et le premier solde restant ; pour une avance en retenue sur salaire, la retenue mensuelle.
- Décaissé — vous versez l'argent depuis un compte bancaire, ce qui enregistre la sortie sur ce compte. Décaisser un prêt construit son échéancier de remboursement complet, une échéance par mois ; décaisser une avance en retenue sur salaire crée ses retenues mensuelles.
- Actif / en remboursement — le prêt est en cours de remboursement. Enregistrez chaque échéance à mesure qu'elle rentre, ou laissez la paie la retenir (voir ci-dessous). Les avances passent à partiellement soldée puis à soldée au fil des recouvrements.
- Terminé / soldé — le solde restant atteint zéro et la fiche se clôt.
Une demande peut aussi être rejetée (avec un motif) ou annulée tant qu'elle est encore en attente ou approuvée. Seuls les éléments approuvés et décaissés affectent une fiche de paie.
Comment le remboursement atteint la fiche de paie
C'est la partie qui fait gagner le plus de temps. Lorsque vous lancez la paie d'une période, Nkapio recherche automatiquement l'argent dû par chaque employé :
- Les échéances de prêt dont la date d'échéance tombe dans la période de paie et qui n'ont pas encore été recouvrées sont ajoutées comme ligne remboursement de prêt sur la fiche.
- Les retenues d'avance dues sur la période sont ajoutées comme ligne recouvrement d'avance.
Ce sont des retenues facultatives, donc plafonnées : Nkapio ne laissera jamais les recouvrements de prêt et d'avance faire passer le salaire net sous zéro. Les retenues obligatoires (impôt, sécurité sociale) sont prélevées d'abord ; ce qui reste sert aux recouvrements, et ce qui ne rentre pas est simplement reporté à une période ultérieure. Lorsqu'un remboursement est enregistré — par la paie ou à la main — le total remboursé du prêt augmente et son solde restant diminue automatiquement.
Vous pouvez aussi enregistrer un paiement manuellement sur l'échéancier du prêt : choisissez l'échéance, saisissez le montant, choisissez une méthode (espèces ou virement se règlent sur un compte bancaire), et Nkapio marque l'échéance payée — ou partielle si vous avez payé moins que le montant complet, le reste demeurant dû.
Avant de commencer
- L'employé doit déjà exister. Prêts et avances se rattachent à un membre du personnel : intégrez donc la personne d'abord — voir Gestion du personnel.
- Il vous faut la permission RH. Créer, approuver, décaisser et solder les prêts et avances relèvent du groupe de permissions de gestion RH ; un rôle qui ne l'a pas ne verra ni ces menus ni ces actions.
- Un compte bancaire doit exister pour décaisser. Le décaissement et les remboursements en espèces/virement sont passés sur un compte bancaire, prévoyez-en donc un.
- Approuvez avant le lancement de la paie. Seuls les éléments approuvés et décaissés alimentent la retenue, et seules les échéances datées dans la période sont recouvrées.
Astuces
- Renseignez soigneusement les mois de remboursement — ils déterminent la mensualité, pour que le prêt se solde exactement dans les temps.
- Utilisez les avances pour les besoins à court terme — réservez les prêts aux montants plus importants remboursés sur plusieurs mois, avec un taux d'intérêt si vous en appliquez un.
- Surveillez le solde restant, pas le montant approuvé — c'est le chiffre en direct qui indique ce que l'employé doit encore.
- Le partiel est normal — si un employé ne peut payer qu'une partie d'une échéance, enregistrez ce qu'il a payé ; le reste demeure dû et s'affiche comme partiel.
FAQ
Que devient un remboursement partiel ? L'échéance est marquée partielle, le montant saisi est crédité au prêt (augmentant le total remboursé, diminuant le solde restant), et le reliquat impayé reste dû sur cette échéance.
Puis-je prêter plus que le montant demandé ? Oui — vous confirmez le montant approuvé lors de l'approbation, et il peut être supérieur ou inférieur au montant demandé. Tous les calculs de remboursement se basent sur le montant approuvé.
Comment l'intérêt est-il appliqué ? Le taux d'intérêt d'un prêt s'applique une fois au montant approuvé pour donner le total à rembourser, qui est ensuite réparti également sur les mois de remboursement. Les avances ne portent pas d'intérêt.
Puis-je modifier un prêt après l'avoir approuvé ? Non — seules les demandes en attente sont modifiables. Après approbation, annulez-le ou rejetez-le (tant qu'il est encore éligible) si les conditions étaient erronées.